为了贯彻落实党的十八大精神和中央关于改进工作作风八项规定，江西省新余市委市政府决定建设数字化综合办公平台，优化政务环境，降低行政成本，提升服务水平，着力打造绿色高效廉洁政府，取得显著成效。目前，市、县区、乡镇三级党政机关都在数字化综合办公平台上办理公文，协同办公单位375家，公文交换单位269家，用户数达8165个，电子公文化率达100%。
主要做法
搭建平台。统一数字化协同办公平台具有十大功能模块：门户管理，是各级机关工作人员的公共信息展示区；公文管理，主要实现全市机关单位系统内部的公文信息电子交换；个人办公，将个人的日常办公实现电子化管理；移动办公，可以在移动设备上完成各项公文的审批工作；信息报送，实现电子刊物在线编辑、在线流转和在线阅读；催办督办，针对待督办事宜，进行在线督办和催办；信息管理，发布本部门本单位的信息或刊物，方便各级领导在线浏览；内部邮件，实现系统内每个工作人员间的邮件互发；短信和RTX；可将重要信息、待批待办事宜通过短信或QQ提醒的方式发送到相关人员的手机和RTX上。视频会议，用户只需登录综合办公系统，进入视频会议室，即可轻松召开多方视频会议。
优化流程。在优化工作流程过程中，分三步走：第一步，通过对现状问题进行深入调研，搞清各部门主要工作职责及岗位设计、各项工作流程的框架及其层次划分、工作流程所涉及部门及岗位、完成各项工作流程的顺序、表单文档的形成及传递等。第二步，通过部门内部和部门间的有机整合，优化和再造流程，使其简单明了、便捷实用、公开透明、责任明确、规范事权，建立流程优化框架，基于可运作的现实以及可改进的方向，考虑和现有工作的承接和延续性。第三步，将确定的流程在综合办公平台进行固化，一边运行，一边完善。围绕办文、办会、办事，建立AB岗制，全面推行工作规范化，使各部门和工作人员按照设定的流程处理业务工作，各司其职，相互协作配合，高效运行。
整合资源。通过整合信息化业务系统，将重要信息系统接入数字化综合办公平台，实现信息共享。一是整合“天网”系统。通过接口方式调用现有公安“天网”视频系统以及交警道路监控系统资源，实现图像的调用、查询和切换等，方便实时查阅视频资源，提高综合治安和社会管理效率。二是整合网上审批和电子监察系统。对每一项服务事项的受理、承办、审核、批准和办结等5个环节进行全程监督，并将项目办理情况和电子监察数据接入综合办公平台。三是整合“数字城管”系统。通过接口方式调用“数字城管”的城市监控视频和城市管理统计数据，实时了解城市管理现状，强化城市管理。四是整合应急指挥管理系统。通过接口方式调用应急指挥管理系统的监控视频和应急处理过程，方便对突发事件进行辨别、处理和反应，以最短的时间对危机事件做出最快的反应，有效地动员和调度各种资源，进行决策指挥。五是整合政府信息和公共服务资源。将市政府网站、市政府信息公开平台和市工程建设领域项目信息公开和诚信体系专栏平台的政府信息和服务资源加载到综合办公平台，成为全市所有单位进行信息发布、对外服务的综合门户。
建章立制。为加强数字化综合办公平台管理，保证平台安全稳定运行，制定运行管理办法，坚持做到以下几点：一是综合办公平台只传输非涉密文件，凡涉密文件一律不准在综合办公平台进行传输。二是综合办公平台的用户，只允许在政务办公网内，禁止联入互联网；移动办公和驻外办等互联网用户必须通过VPN安全接入。三是各部门、各单位必须指定专（兼）职系统管理员和收发文员，系统管理员负责设置本单位组织架构、工作流程和内部培训，收发文员负责本单位电子公文的收发；系统管理员和收发文员的配备和变更须经市信息化部门审核备案。四是为各部门、各单位配发的电子签章等同于实物印章，必须专人负责，严格管理；密钥U盘是登陆平台的数字证书，必须定期修改密码，严禁转借他人使用。五是将各单位使用数字化综合办公平台情况纳入年度政府绩效考核，市纪委（监察局）负责平台使用的行政问责。
取得成效
数字化综合办公平台今年于1月1日正式运行，到现在已运行了近一年时间，取得了显著的社会和经济效益。
工作效率显著提高。综合办公平台建成后，实现了公文的全程电子化，工作任务可以在计算机上得到提示，哪些文件还没有看还没有批示，电脑或手机信息都有提醒。公文处理实行限时办结制，一般件在1个工作日内办理完毕，需多名领导会签的公文办理不超过3个工作日，极大地提高了工作效率。
办公经费大幅下降。传统的纸制公文和部门刊物在制作和传递过程中需要大量的财力、人力，成本较高。2011年各部门用于纸质公文、会务、印刷、邮寄和电脑耗材等费用，共计1160多万元；2012年达1290多万元。据不完全统计，市、县区、乡镇三级每年的办公经费达2000多万元，综合办公平台实现办公的全程无纸化、网络化，全年的维护经费仅需300多万元，大大节约了办公经费的支出。信息资源有效整合。综合办公平台通过整合分散在各部门的业务信息系统，建设面向不同用户的分级分权展示窗口，实现用户的整合、数据的整合和应用的整合。领导登录后可以直接浏览重点工程、工业经济等关心的信息动态，方便领导了解全市及各部门的工作进展和动态。用户可以根据共享目录及权限，调用人口、法人单位、自然资源和空间地理、宏观经济四大基础数据库和其它业务信息系统，实现信息资源的互联互通和整合共享。
绩效考核依据可靠。综合办公平台具有统计分析和办理时间记录功能。领导和各部门负责人可以一目了然地了解到每个公文和审批事项的办理过程；监察部门可以在统计数据的基础上，将各单位效能情况按绩效考核指标进一步量化，对各个单位的行政绩效进行评分，及时发现公文办理和行政审批中存在的薄弱环节，促进行政效能的提高。
几点体会
一是建设数字化综合办公平台是适应时代发展趋势、提高党委政府快速反应能力的必然要求。随着信息技术和网络技术的高速发展，世界上许多国家和我国不少地方都在推行以流转电子文件为主的办公自动化，以及推行以交流电子信息为主的电子政务，以提高适应瞬息万变的经济社会的应变能力。
二是建设数字化综合办公平台是优化政务环境、建设廉洁政府的有效途径。通过建设数字化综合办公平台，基本实现政务信息数字化、政务流程网络化、办公过程无纸化、审批服务一体化，系统对每项办文办事和审批流程进行了设定，行政机关及其工作人员只能按设定的程序办理，整个办文办事和审批过程“看得见、管得住”，违反设定程序、暗箱操作等违纪违法行为，都能及时发现和纠正，对于创建最优政务环境和服务环境、建设廉洁政府发挥了重要作用。
三是建设数字化综合办公平台是降低行政成本、节约行政开支的重要举措。推行数字化协同办公可通过虚拟办公、电子邮件交换和远程连线视频会议等方式。同时，实现数字化协同办公以后，拟稿、审阅、修改、批示等都在网上进行，各类文件、材料、简报都以电子方式交换，大大减少了成本。各级各部门联系工作，可以通过网络进行，减少通讯费用，将大大节约办公经费和资源。
